Mahnungen zu schreiben gehört zu den unangenehmeren Aufgaben im Geschäftsalltag – und doch sind sie oft notwendig, um die eigene Liquidität zu sichern. Viele Selbstständige und Unternehmen tun sich schwer damit, den richtigen Ton zu treffen: zu streng wirkt abschreckend, zu freundlich wird nicht ernst genommen.
Mit Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich Mahntexte heute schneller, klarer und kundenfreundlicher formulieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von KI-Zahlungserinnerungen automatisieren, rechtssicher gestalten und dabei auch noch Zeit sparen. Zusätzlich erhalten Sie direkt einsetzbare Prompts und Tool-Empfehlungen.
Herausforderungen beim Mahnprozess
Der Mahnprozess bringt für viele Unternehmen Unsicherheiten mit sich. Zum einen fehlt oft die Zeit, individuelle und rechtlich korrekte Schreiben zu verfassen. Zum anderen ist der Tonfall entscheidend: Ein zu scharfes Schreiben kann Kundenbeziehungen gefährden, während ein zu zurückhaltender Stil wenig Wirkung zeigt.
Hinzu kommt, dass der Mahnprozess aus mehreren Stufen besteht – von der ersten freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur letzten Mahnung. Jede Stufe erfordert einen angepassten Text, und genau hier entsteht häufig zusätzlicher Aufwand. Wer viele Rechnungen schreibt, braucht ein System, das effizient und dennoch persönlich arbeitet.
So unterstützt dich KI beim Mahnungsschreiben
Moderne KI-Tools wie ChatGPT können dir beim Mahnungsschreiben viel Arbeit abnehmen – und das in wenigen Sekunden. Du gibst einfach die wichtigsten Informationen ein (z. B. Name des Kunden, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum) und die KI erstellt einen passenden Mahntext im gewünschten Tonfall – freundlich, bestimmt oder rechtlich klar.
Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, verschiedene Versionen automatisiert zu erstellen – etwa eine erste Zahlungserinnerung, eine zweite Mahnung und eine finale Zahlungsaufforderung. So lässt sich ein ganzer Mahnprozess vorab planen und zeitsparend umsetzen.
Ein weiterer Vorteil: Die KI kann bestehende Vorlagen optimieren oder bei rechtlich relevanten Formulierungen unterstützen – insbesondere bei Mahngebühren oder Hinweisen auf weitere Schritte wie Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. So gewinnst du nicht nur Zeit, sondern auch Sicherheit.
5 konkrete Prompts für professionelle Mahntexte
Damit du sofort starten kannst, findest du hier fünf einsatzbereite Prompts für verschiedene Mahnstufen. Diese kannst du direkt in ChatGPT oder andere KI-Tools eingeben und individuell anpassen:
- Freundliche Zahlungserinnerung:
„Erstelle eine freundliche Zahlungserinnerung für eine Rechnung mit dem Fälligkeitsdatum [Datum], die sich an [Kundenname] richtet. Die Rechnung wurde am [Rechnungsdatum] versendet und hat einen Betrag von [Betrag]. Bitte verwende einen höflichen, kundenorientierten Ton.“ - Zweite Mahnung – sachlich, bestimmter Ton:
„Formuliere eine sachliche, aber bestimmte zweite Mahnung für eine unbezahlte Rechnung vom [Datum], Betrag [Betrag]. Ziel ist es, auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen und höflich eine zügige Begleichung zu fordern.“ - Dritte Mahnung mit Mahngebühren:
„Verfasse eine dritte Mahnung, in der auch Mahngebühren in Höhe von [Betrag] erwähnt werden. Der Ton soll klar, aber weiterhin respektvoll sein. Ziel: Letzte Zahlungsaufforderung vor rechtlichen Schritten.“ - Mahnung mit Hinweis auf Inkasso:
„Schreibe eine Mahnung, in der freundlich aber deutlich darauf hingewiesen wird, dass die Forderung an ein Inkassobüro übergeben wird, sollte keine Zahlung bis [Datum] eingehen.“ - Serien-Prompt für mehrere Kunden:
„Erstelle mir einen automatisierten Textbaustein für Mahnungen, der sich flexibel mit Name, Rechnungsnummer, Datum und Betrag anpassen lässt. Der Ton soll freundlich, aber professionell sein.“
Mit diesen Prompts sparst du Zeit und erhältst Mahnungen, die zu deinem Stil und deiner Zielgruppe passen – ohne juristische Fallstricke oder unangenehme Formulierungen.
FAQ – Häufige Fragen zum Einsatz von KI bei Mahnungsschreiben
Ist der Einsatz von KI für Mahnungen rechtlich erlaubt?
Ja, solange der Inhalt den gesetzlichen Vorgaben entspricht, darfst du KI zur Texterstellung nutzen. Es ist jedoch wichtig, sensible Kundendaten vertraulich zu behandeln und keine diskriminierenden oder rechtswidrigen Inhalte zu verwenden.
Wie kann ich sicherstellen, dass die Mahnungen professionell klingen?
Gib der KI klare Anweisungen zum Tonfall und Ziel der Mahnung. Nutze zusätzlich deine bestehenden Vorlagen als Referenz oder kombiniere die Vorschläge der KI mit juristisch geprüften Textbausteinen.
Lassen sich Mahnungen automatisiert mit KI versenden?
Ja, mit einer Anbindung an Tools wie Zapier, Make (Integromat) oder über eigene Schnittstellen kannst du Zahlungsvorgänge überwachen und automatisiert personalisierte Mahnungen generieren und versenden lassen.
Kann ich auch Mahntexte in verschiedenen Sprachen erstellen?
Definitiv! KI-Tools wie ChatGPT unterstützen viele Sprachen. So kannst du auch international agierende Kunden professionell an offene Zahlungen erinnern – schnell und in passender Tonalität.
Welche Fehler sollte ich beim Mahnungsschreiben mit KI vermeiden?
Vermeide unpersönliche, zu allgemeine Texte. Achte außerdem darauf, keine falschen Fristen oder Gebühren zu nennen. Prüfe jeden Text vor dem Versand sorgfältig, insbesondere bei rechtlichen Formulierungen.
Fazit: Mahnungen mit KI – weniger Aufwand, mehr Wirkung
Das Schreiben von Mahnungen gehört zu den eher unangenehmen, aber notwendigen Aufgaben im unternehmerischen Alltag. Mit dem gezielten Einsatz von KI kannst du diesen Prozess jedoch stark vereinfachen und gleichzeitig professioneller gestalten. Egal ob Zahlungserinnerung, Zweit- oder Drittmahnung: Intelligente Tools wie ChatGPT helfen dir dabei, zeitsparend, rechtssicher und empathisch zu kommunizieren.
Besonders kleine Unternehmen und Selbstständige profitieren von der Effizienz, die durch automatisierte Textgenerierung und einfache Workflows entsteht. Statt stundenlang E-Mails zu formulieren, kannst du dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren – und dennoch pünktliche Zahlungen sicherstellen.
Mein Tipp: Starte mit den oben genannten Prompts und erstelle dir eine eigene Mahnungs-Vorlagenbibliothek mit Hilfe der KI. So bist du für jede Zahlungserinnerung optimal vorbereitet.